#kurzfristige Lösungen:
Wir übernehmen für Sie die Prozessanalyse Ihrer Personalprozesse.
Unternehmensprozesse zu Shared Service Centern zusammenzufassen ist ein gängiges Prozessmodell am Markt und auch in Personalabteilungen ist der Trend angekommen, die einzelnen Prozessbereiche in kleine Aufgabenpakete aufzugliedern. Wir bei ARTS folgen auch diesem Ansatz der Zentralisierung und öffnen unsere internen Strukturen des HR Shared Service Centers für unsere Kundenunternehmen. Auf diesem Wege können Sie von unseren Erfahrungen in der Bearbeitung von administrativen Personalprozessen profitieren und die schnellstmögliche und professionelle Bearbeitung der Anliegen Ihrer Angestellten sicherstellen.
Das ARTS HR Shared Service Center agiert von Dresden aus und der Prozess der Mitarbeiterbetreuung ist bei uns vollständig digitalisiert. Jeder unserer HR Service Center Consultants verfügt über umfangreiches Fach- und Prozesswissen.
Für unseren Kunden FPA übernehmen wir Aufgabenbausteine während der verschiedenen Phasen des Mitarbeiterzyklus.
Anforderung:
Während des Onboardings vermitteln wir Werte und Kulturmerkmale der FPA Services GmbH, übernehmen generelle Erstunterweisungen, halten die arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen nach, kümmern uns um Software sowie Useranmeldungen und sorgen für die Bereitstellung von Arbeitsschutzkleidung. Während dieses Prozesses ist stets eine enge Vernetzung mit den fachlichen Vorgesetzten erforderlich, damit der Fokus auf der erfolgreichen Ausführung der zukünftigen Aufgabe des Mitarbeitenden liegt.
Im Rahmen der operativen Mitarbeiterbetreuung beantworten wir einsatzbezogene Fragen zum Fehlzeitenmanagement. Das heißt, Stundennachweise, Kurzarbeitsthemen, Krankenscheine, Absetzen von Überstunden und sonstige Bestandteile von “Nicht-Anwesenheitszeiten” werden von uns aufgenommen und zur weiteren Verarbeitung der Payroll ins System übertragen, zu dem auch die Führungskraft Zugriff hat. Unser ERP System Odoo ist die digitale Schnittstelle zwischen der FPA und den einsatz- und mitarbeiterbezogenen Daten. Wir tracken Fristen für Verlängerungen, ablaufende Zertifikate oder Vorsorgeuntersuchungen und suchen auch hier engen Austausch mit dem Teamleitenden vor Ort.
Während des Offboardings übernehmen wir Themen wie das Ausstellen von fristgerechten Kündigungen, Urlaubsbescheinigungen, Arbeitszeugnissen und verantworten die Rückgabe von Arbeitsmitteln oder -kleidung.
Lösung:
Durch die Kombination von persönlichem Austausch zum Mitarbeitenden, dem Reporting für die Führungskraft und der Dokumentation im ERP System schaffen wir eine effiziente digitale und doch persönliche Ebene, um mit allen Belangen und Herausforderungen während des gesamten Mitarbeiterzyklus umzugehen.
Ergebnis:
Eine enge Betreuung und guter HR-Service schaffen eine hohe Mitarbeiterbindung durch eine positive Empolyee Experience in der Zusammenarbeit mit den HR-Ansprechpartnern. Sämtliche Mitarbeitende können sich mit Themen zum vorher definierten Aufgabenspektrum des HR Shared Service Centers an das Team wenden und bekommen schnell sowie rechtssicher eine Rückmeldung zu ihrem Anliegen. Dadurch schaffen wir für die FPA Services GmbH schnelle und effiziente Prozesse, fangen die Teammitglieder bei Unklarheiten auf und schaffen für die Führungskräfte Zeit, in denen sie sich auf wertschöpfende Themen fokussieren können.
Was ist ein HR Shared Service Center?
In unserem HR Shared Service Center haben wir die operativen HR-Dienstleistungen in einer Einheit zusammengefasst. Durch ideale Ausgestaltung der Prozesse, eine hohe Kompetenz und Routine in unserem Team und ein optimales Personalverwaltungssystem gelingt es uns, die HR-Prozesse unserer Kunden zu übernehmen und ihnen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis anzubieten. Von Arbeitsverträgen über die digitale Personalakte, Bescheinigungen und Zeugnissen bis hin zum Zeitmanagement, erbringt unser Team umfassende HR-Dienstleistungen kompetent, freundlich und professionell.
Welche Voraussetzung müssen erfüllt sein, um ein Service Center führen zu können?
Alle Service Center Consultants müssen mit demselben System arbeiten und alle Mitarbeiterinformation plus Historien müssen dort für alle zugänglich gespeichert werden. Jeder Mitarbeiter des HR Shared Service Center muss bezüglich arbeitsrechtlicher Vorgaben geschult sein und zu allen unternehmensrelevanten Informationen stets den aktuellsten Stand wissen. Prozesse müssen im Vorfeld festgelegt werden. Diese gilt es dann im operativen Tagesgeschäft kontinuierlich zu optimieren.
Schwächt ein standardisierter, zentraler Prozess nicht die Mitarbeiterbindung?
Gerade ein einheitliches Vorgehen garantiert, dass alle Mitarbeiter gleich behandelt werden. Unsere HR Service Center Consultants sind zu ihren individuellen Prozessen geschult und jederzeit aussagekräftig. Wir sind davon überzeugt, wenn die Prozesseffizienz und die Qualitätsorientierung, d. h. ein individueller Blick auf den Mitarbeiter, einen hohen Stellenwert einnimmt, eine persönliche Betreuung nicht ausgeschlossen ist. Transparente, zielführende und wertschätzende Kommunikation ist der Schlüssel und das ist auch in einem HR Shared Service Center integrierbar.
HR Shared Service Center oder ein anderer Service von ARTS? Was brauche ich wirklich?
Wenn Sie Ihre HR-Administration und die Beantwortung von Mitarbeiteranfragen komplett outsourcen möchten, bieten wir Ihnen mit unserem HR Shared Service Center die ideale Lösung. Alternativ offerieren wir Ihnen durch HR as a Service einen festen Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin, die stundenweise zu fest vereinbarten Zeiten Ihre Personalsachbearbeitung übernimmt. Dieses Service-Paket ist vor allem für kleine und mittlere Unternehmen oder als Übergangslösung bei Auftragsspitzen eine schnelle Hilfe.
Haben Sie Fragen zu unserem HR Shared Service Center Angebot oder möchten Sie Ihre aktuelle Herausforderung unverbindlich in einem Erstgespräch mit uns besprechen. Dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!